Rédaction de budget prévisionnel multi-site

Une association comporte plusieurs dizaines d'établissement. À chaque fin d'année, chacun de ces établissements doit remettre à la direction un document contenant l'activité de l'année courante afin d'obtenir de nouveaux crédits pour l'année prochaine. Pour être complet et être accepté, ce document contient des parties pré-définies qui doivent être remplies obligatoirement.

Chacun de ces établissements possède un personnel propre notamment en terme de direction.

Le but est de donner à chacun des établissements des directives de rédaction. À partir de ces directives, les personnes habilitées pour chacun de ces établissements doivent rédiger des parties qui leur sont propres. Une fois toutes les parties approuvées par la direction générale, un dossier complet est constitué par établissement afin d'être envoyé à un organisme de financement.

Le projet a consisté à mettre en place, trois familles documentaires.

Il y en a une par année. Elle contient toutes les directives de la direction générale afin de rédiger localement chaque budget. Ces directives se retrouvent sous diverses formes : texte simple ou formaté, fichier tableur (Excel ou OpenOffice Calc), fichier PDF. Elle contient aussi l'ensemble des texte ou fichier pré-remplis. Cette procédure possède aussi un tableau permettant de suivre l'évolution de la rédaction de chaque budget. La direction générale peut alors voir de manière synthétique l'évolution des rédactions et peut accéder en détail à chaque budget.

Il y en a un par année et par établissement. Ces budgets sont initialisés automatiquement par Dynacase une fois la procédure budgétaire établie. Ces budgets sont des dossiers (famille chemise), qui reprennent l'ensemble des directives ou des textes et fichiers pré-remplis. Chacun de ces budgets suit un cycle de vie prédéfini.

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Cette famille comporte bien sûr les caractéristiques de l'établissement (nom, adresses, coordonnées diverses (téléphones, fax)). C'est autour de cette famille que sera mis en place toute la gestion des droits documentaires. Lors de la création d'un établissement, deux groupes d'utilisateur sont crées : le groupe des rédacteurs et le groupe de direction. En fonction de ces deux groupes, un ensemble de profil pré-paramétré est crée afin de savoir, entre autre, qui a le droit de modifier les données du budget, qui a le droit de les approuver. Ces profils sont utilisés lors de la création d'un nouveau budget prévisionnel. Une fois l'établissement crée, l'administrateur doit indiquer les personnes à mettre dans ces nouveaux groupes. Ces personnes sont issus de l'annuaire existant LDAP de l'association.

En final, une fois le budget approuvé par la direction générale, un fichier PDF unique est produit. Ce fichier est le résultat de l'assemblage d'informations hétérogènes (texte, PDF, tableur) avec une table des matières ,en-tête et pied de page communs à tous les établissements. Ce fichier est alors imprimé pour être envoyé par courrier traditionnel à l'organisme de financement.

Ce type de solution permet d'améliorer la mise à disposition de la documentation : documents de références, documents modèles. La diffusion et l'accès à l'information est garanti : chaque établissement dispose des les mêmes informations, au même moment.
A l'aide des modèles (définis dans la procédure), Dynacase permet de constituer une composition de dossiers, documents homogènes. Cela permet aussi de se concentrer sur le contenu des rapports et non leur mise en forme.