Freedom manipule des volumes important de documents. Ces volumes croissants peuvent devenir pénalisant d'un point de vue :
L'archivage permet de répondre à ces problématiques.
Pour cela, il propose une solution à deux niveau :
Ces mécanismes sont proposés par le module freedom-archive.
La première étape de la constitution de l'archive est sa création : elle est nommée par son créateur et sa description est fournie.
L'archive créée est ouverte.
Via les différents moyens d'accès aux documents freedom (recherche, classement par famille), il est possible de sélectionner un document ou une liste de document et de les ajouter à une archive ouverte. [Le menu Archive accessible pour un document ou une liste de document propose autant d'item que d'archive ouverte].
Cette phase d'ajout de documents à l'archive est possible tant que l'archive n'est pas clôturée.
A partir de l'archive, l'utilisateur peut demander sa clôture. L'archive est maintenant constituée et ne peut plus recevoir de nouveaus documents. [un menu clôturer est présent sur les documents archive]
Les documents ajoutés à l'archive, quelque soit son état, sont considérés archivés.
L'archivage d'un document est enregistré dans son historique.
Si l'utilisateur possède le droit d'accès aux archives, il peut demander à effectuer des recherches en incluant les archives ou seulement dans les archives.
Une interface de type arbre [type OneFam 3.0] permet d'accéder aux archives et à leurs contenus.
Le premier niveau de l'arbre est une organisation chronologique [granularité à définir]. Le second niveau présente les archives clôturées pour la période. La sélection d'une archive affiche la liste des documents qu'elle contient. La sélection d'un document de l'archive affiche son contenu.
La suppression d'une archive entraine, après confirmation, la suppression de son contenu et de l'archive elle même.
Un document archivé peut être restauré [menu restaurer sur le document archivé]. Le contenu d'une archive peut être restauré globalement [menu restaurer sur l'archive].
La restauration d'un document est enregistré dans son historique.
La gestion des archives (ouverture, ajout de documents, cloture, etc…) et l'accès aux documents archivés sont soumis à un droit.
L'outillage de l'exploitation des archives hors ligne ne fait pas partie du périmètre du module d'archivage. Cette problématique est abordée par l'intégration ou l'utilisation d'outils dédiés pouvant manipuler des archives normalisées.