Dans une société multi-sites devant gérer de nombreux projets, il est important d'avoir un système capable de gérer les plans d'actions pour suivre et surtout ne pas oublier les actions que chaque personne doit réaliser. Un système de gestion des plans d'actions doit être capable :

de créer des plans d'actions regroupant un ensemble d'actions
chaque action pouvant être affecté à des personnes différentes
les personnes concernées reçoivent un mail
si l'action n'est pas réalisée à la date prévue, un mail de relance est envoyé au pilote de l'action et au responsable
différents rapports doivent permettre de classer et filtrer les actions suivant différents critères

Réponse Dynacase

Familles

Pour gérer cela dans Dynacase, nous avons créé 2 familles :

La famille 'Plan d'actions' est un conteneur permettant de regrouper différentes actions pour réaliser une tache spécifique.
La famille 'Action' contient l'action à réaliser. Une action peut-être autonome ou appartenir à un plan d'actions. Chaque action dispose d'un pilote (émetteur de l'action) et d'un responsable (personne devant réaliser l'action)

Cycles de vie

Un cycle de vie est affecté à la famille plan d'actions (états : actif, soldé ou annulé) et un autre à la famille action (états : plan, do, check, act ou annulé)

Vues spéciales

Une vue spéciale permet d'afficher le plan d'actions pour pouvoir l'envoyer à nos clients (Ajout du logo de notre société et mise en page spécifique)

Profils d'accès

Un profil dynamique est affecté aux documents de la famille plans d'action pour que seul le pilote du plan d'actions puisse le modifier.

Un profil dynamique est affecté aux documents de la famille action pour que seul le pilote ou le responsable de l'action puisse la modifier.

Masques de saisie et contrôle de vue

Un masque de saisie est affecté à la famille action pour que seul le pilote puisse modifier la description et la date de fin prévue de l'action. Les autres champs sont modifiables par le responsable et le pilote de l'action.