Une association comporte plusieurs dizaines d'établissement. À chaque fin d'année, chacun de ces établissements doit remettre à la direction un document contenant l'activité de l'année courante.

Chacun de ces établissements possède un personnel propre notamment en terme de direction.

Le but est de donner à chacun des établissements des directives de rédaction. À partir de ces directives, les personnes habilitées pour chacun de ces établissements doivent rédiger des parties qui leur sont propres. Une fois toutes les parties approuvées par la direction générale, un dossier complet est constitué par établissement afin d'être envoyé dans un organisme de financement.

Ceci est à rapprocher de l'exemple du budget prévisionnel

La contrainte supplémentaire est que toutes les parties sont écrites directements sur le navigateur web. Aucune utilisation d'un traitement de texte extérieur ne doit être nécessaire. Seul des logiciels spécifiques sont utilisés pour produire des graphes sous forme d'images à incorporer.

Le projet a consisté à mettre en place à créer la famille 'livre' et 'chapitre. Ces deux familles ont été conçues pour être réutilisées dans un autre contexte.

Ensuite 3 familles plus spécifiques ont été créées pour répondre au besoin.

Ce document est issu de la famille 'dossier'. Il rassemble un certain nombre de chapitres et d'annexes. Les annexes sont tous les documents qui sont dans le livre et qui ne sont pas des chapitres déclarés du livre. Il permet de concaténer l'ensemble des chapitres suivant la structure (défini par la numérotation des chapitres). Cette concaténation permet de composer soit un document HTML soit un document PDF avec table des matières et avec une entête et pied de page.

Un chapitre contient le corps de texte (en HTML) ainsi que la numérotation (exemple 3.2.5). Il est associé à un livre.

Il y en a une par année. Elle contient toutes les directives de la direction générale afin de rédiger localement chaque rapport. Ces directives font référence à un livre de référence. Ce livre référence rassemble un certain nombre de chapitre ordonnés et structuré par niveau. Chacun de ces chapitres contient les consignes de rédaction du chapitre et peut aussi être pré-rempli. Cette procédure à aussi une vue de synthèse permettant de voir l'avancement des rédactions par la direction générale.

Issu de la famille livre, il y en a un par année et par établissement. Ces rapports sont initialisés automatiquement par Dynacase par une duplication du livre référence (issu de la procédure). Chacun de ces rapports suit un cycle de vie prédéfini.

Il y en a un par établissement. Cette famille comporte bien sûr les caractéristiques de l'établissement (nom, adresses, coordonnées diverses (téléphones, fax). C'est autour de cette famille que sera mis en place toute la gestion des droits documentaires. Lors de la création d'un établissement, deux groupes d'utilisateur sont crées : le groupe des rédacteurs et le groupe de direction. En fonction de ces deux groupes, un ensemble de profil pré-paramétré est crée afin de savoir, entre autre, qui a le droit de modifier les données du rapport, qui a le droit de les approuver. Ces profils sont utilisés lors de la création d'un nouveau rapport. Une fois l'établissement crée, l'administrateur doit indiquer les personnes à mettre dans ces nouveaux groupes. Ces personnes sont issus de l'annuaire existant LDAP de l'association.

Ce type de mise en place permet d'être plus indépendant des logiciels de traitement de texte (plus de soucis de version - de compatibilité entre ces logiciel). La mise en forme finale pour le document PDF produit est issu d'un unique feuille de style et peut donc être modifiée à n'importe quel moment afin de produire une nouvelle mise en page pour n'importe lequel des rapports.

Les rédacteurs n'ont plus de soucis de mise en forme, ils peuvent se concentrer uniquement sur le contenu. La direction générale est assurée d'avoir des rapport homogênes en terme de structure et de mise en forme pour tous les établissements.