Freedom manipule des volumes important de documents. Ces volumes croissants peuvent devenir pénalisant d'un point de vue :

• utilisateur : la présence de documents anciens ou simplement anciens et inutilisés surcharge les interfaces (résultats de recherche, contenu de répertoire) ou peut être contre-productive (accès à des documents obsolètes).
• exploitation : les volumes croissant entraîne une augmentation des espaces disques nécessaires
• performance : les documents inutile induisent des enregistrements en base de données pouvant pénaliser par exemple les recherches, les calculs de droits.

L'archivage permet de répondre à ces problématiques.
Pour cela, il propose une solution à deux niveau :

• un archivage en ligne permettant de libérer les espaces utilisateurs des documents qui ne sont plus utilisés. Les documents ainsi archivés restent stockés dans freedom. Ils sont accessibles seulement par des mécanismes dédiés.
• un archivage hors ligne : les documents freedom sont exportés dans un format décrit par une norme d'archivage. Les documents ne sont plus accessibles par freedom.

Ces mécanismes sont proposés par le module freedom-archive.

La première étape de la constitution de l'archive est sa création : elle est nommée par son créateur et sa description est fournie. L'archive créée est ouverte. Via les différents moyens d'accès aux documents freedom (recherche, classement par famille), il est possible de sélectionner un document ou une liste de document et de les ajouter à une archive ouverte. [Le menu Archive accessible pour un document ou une liste de document propose autant d'item que d'archive ouverte].
Cette phase d'ajout de documents à l'archive est possible tant que l'archive n'est pas clôturée.

A partir de l'archive, l'utilisateur peut demander sa clôture. L'archive est maintenant constituée et ne peut plus recevoir de nouveaus documents. [un menu clôturer est présent sur les documents archive]

Les documents ajoutés à l'archive, quelque soit son état, sont considérés archivés.

L'archivage d'un document est enregistré dans son historique.

Si l'utilisateur possède le droit d'accès aux archives, il peut demander à effectuer des recherches en incluant les archives ou seulement dans les archives.

Une interface de type arbre [type OneFam 3.0] permet d'accéder aux archives et à leurs contenus.
Le premier niveau de l'arbre est une organisation chronologique [granularité à définir]. Le second niveau présente les archives clôturées pour la période. La sélection d'une archive affiche la liste des documents qu'elle contient. La sélection d'un document de l'archive affiche son contenu.

La suppression d'une archive entraine, après confirmation, la suppression de son contenu et de l'archive elle même.

Un document archivé peut être restauré [menu restaurer sur le document archivé]. Le contenu d'une archive peut être restauré globalement [menu restaurer sur l'archive].

La restauration d'un document est enregistré dans son historique.

• masques ? contrôle de vue ? droit ?
• références aux documents

La gestion des archives (ouverture, ajout de documents, cloture, etc…) et l'accès aux documents archivés sont soumis à un droit.

L'outillage de l'exploitation des archives hors ligne ne fait pas partie du périmètre du module d'archivage. Cette problématique est abordée par l'intégration ou l'utilisation d'outils dédiés pouvant manipuler des archives normalisées.