Plateforme de développement d’applications métiers collaboratives : optimisez la collaboration en entreprise

Une solution métier pré-packagée ne répond jamais complètement au besoin, mais heureusement, il existe des plateformes de développement d’applications métier sur mesure. Elles permettent de construire des solutions en mode agile qui ciblent très précisément les besoins des équipes, sont naturellement évolutives et parfaitement sécurisées, afin que les collaborateurs se consacrent pleinement à leur travail. Les entreprises peuvent ainsi améliorer durablement l’efficacité de leur processus et de leur projet, tout autant que l’expérience de leurs utilisateurs. Qui plus est, en sécurisant et en optimisant le fonctionnement de tous les processus collaboratifs, en interne comme en externe, les plateformes collaboratives améliorent durablement l’efficacité collective.

Quels sont les intérêts d’une plateforme de développement d’applications collaboratives pour le DAF, le DSI et les directions métiers ?

Aujourd’hui l’intégration de nouvelles applications métier avec les systèmes d’information (SI) en place représente un véritable enjeu pour les entreprises. Au-delà de l’aspect purement technique, elles doivent également assurer la sécurité des données et encourager une adoption fluide parmi les collaborateurs tout en veillant à la flexibilité et à l’évolutivité des logiciels utilisés. La gestion du changement, le retour sur investissement et la collaboration interfonctionnelle se révèlent également essentiels. La scalabilité et l’évolutivité des solutions sont également cruciales pour une mise en œuvre réussie.

Le fait de pouvoir développer soi-même ses propres applications métier, sans forcément d’ailleurs posséder des connaissances très poussées en développement (approche No Code et Low Code), évite un grand nombre de problèmes énumérés ci-dessus ! Mais pour ce faire, il faut disposer d’une plateforme de développement d’applications collaboratives. De manière globale, une plateforme qui permet de développer ses propres applications métier va aider les entreprises dans le partage et la circulation d’information, va faciliter la gestion de l’application et permettre une approche globale de la gestion du cycle de vie documentaire (la GED) et des workflows collaboratifs (le BPM) au sein d’un environnement sécurisé. La vision de la GED par exemple ne doit pas être restreinte à la numérisation de documents papiers vers des formats bureautiques. Tous les documents doivent être vus comme des éléments intelligents : les données structurées permettent de collaborer efficacement autour de toutes les informations manipulées par l’entreprise sans les contraintes de formats et de présentation.

Par exemple l’application développée permettra au DAF de disposer d’une vision consolidée et en temps réel des données financières, des clés essentielles pour la prise de décision. Du côté de la DSI, c’est une opportunité d’aligner étroitement les besoins métier avec les solutions IT. En effet, une plateforme de développement permet de réaliser ses propres applications collaboratives d’entreprise apporte la standardisation des outils et la réduction des coûts associés à la maintenance de multiples solutions disparates, comme c’est le cas avec l’approche Best of Breed.

De l’importance d’optimiser la collaboration en entreprise

Faire travailler ensemble des équipes, souvent issues de différents départements ou localisations, sur un projet ou un logiciel spécifique n’est pas une mince affaire. Le travail collaboratif doit donc être soutenu par une solution sur mesure de renforcer la cohésion des équipes, optimiser la gestion de l’information et accélérer la réalisation des dossiers, garantissant ainsi une meilleure compétitivité à l’entreprise.

Et dans ce contexte, la centralisation des données et la collaboration en temps réel sont des éléments à bien prendre en compte. En effet, dans un monde où l’accès rapide à l’information est essentiel, la centralisation des données devient cruciale. Une plateforme de développement doit donc permettre la création d’une application unifiée où toutes les informations pertinentes sont stockées, permettant à chaque membre de l’équipe d’y accéder s’il en a les droits évidemment, de modifier et de partager en ligne des données en temps réel. Cela élimine les versions multiples d’un même document et réduit les erreurs liées à la manipulation de données obsolètes ou incorrectes. Par ailleurs, cette centralisation facilite la prise de décision en fournissant une vision globale et à jour de la situation ou du projet en cours.

Un autre élément à considérer : l’amélioration de la communication permise par une application collaborative doit développer la productivité des équipes, et non ajouter de nouveaux irritants. Ainsi, lorsque les équipes travaillent ensemble, chaque membre dispose d’un accès aux mêmes données, évitant ainsi les silos d’informations qui peuvent entraver les activités de l’entreprise ou la progression d’un dossier. Les retours et les idées sont échangés en continu, favorisant une meilleure compréhension des tâches et des responsabilités de chacun. La productivité augmente, car les redondances sont réduites et les équipes peuvent se concentrer sur l’atteinte de leurs objectifs.

Quels sont les champs d’application d’une plateforme de développement d’applications collaboratives pour les métiers ?

Les plateformes de développement permettent de développer une vaste typologie d’applications logicielles, touchant presque tous les aspects opérationnels et stratégiques d’une organisation. Elles peuvent ainsi être utilisées pour automatiser et optimiser les processus des ressources humaines, de la gestion de la relation client (CRM), d’approvisionnement, etc. Elles peuvent également soutenir des fonctions financières comme la comptabilité et la gestion des dépenses, tout en proposant de meilleures solutions pour la gestion de projet et la collaboration en équipe. Ces applications métier sont parfaitement adaptées pour gérer des tâches spécifiques à des industries comme la maintenance des équipements dans le secteur manufacturier, le partage du plan en BTP ou la gestion des dossiers patients dans le secteur de la santé.

Voici quelques exemples d’applications métier collaboratives développées via une plateforme comme celle d’Anakeen :

Gestion des audits
Gestion de projets
Gestion documentaire
Automatisation de la gestion de la sécurité
Gestion électronique des processus documentaires
Gestion des demandes et de coordination de projet
Centralisation des processus de suivi des évaluations et de gestion du personnel
Centralisation du management de la qualité, de la sécurité et de l’environnement
Gestion collaborative des partenariats
Gestion du recrutement, des formations et de la planification

Pour aller plus loin, découvrez le cas concret du CNES, chargé de proposer la politique spatiale de la France au sein de l’Europe et de la mettre en œuvre, et de son utilisation de la plateforme d’Anakeen pour faciliter l’accès sur le site du Centre Spatial de Toulouse (CST) tout en garantissant la sécurité des accès. Ensemble, nous avons développé une application métier qui prend en charge l’ensemble de la procédure, de la demande d’accès à l’entrée effective sur le site. Le résultat est un gain de temps et une procédure simplifiée pour les collaborateurs.

Comment bien choisir sa plateforme de développement ?

Lors de l’évaluation des options disponibles dans le choix d’une plateforme de développement, il est important de garder en tête les critères suivants :

Fonctionnalité et adaptabilité : la plateforme doit offrir les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise tout en étant suffisamment adaptable pour évoluer dans le temps.
Intégration avec les systèmes existants : la plateforme doit pouvoir s’intégrer harmonieusement avec les autres systèmes et applications déjà en place, minimisant ainsi les perturbations opérationnelles.
Sécurité et conformité : la plateforme doit offrir des garanties solides en matière de protection des données (RGPD), tout en respectant les réglementations applicables au secteur d’activité de l’entreprise. C’est pour cette raison que la plateforme Anakeen a été certifiée ISO27001.
Facilité d’utilisation et expérience utilisateur (UX) : une interface intuitive et facile d’accès est essentielle pour encourager l’adoption par les utilisateurs et maximiser la productivité.
Scalabilité : la plateforme retenue doit pouvoir accompagner la croissance de l’entreprise, en termes de nombre d’utilisateurs, de volume de données et de complexité des processus.
Support et formation : un support technique réactif et des ressources de formation complètes facilitent l’utilisation de la plateforme et les réalisations, d’autant plus dans des environnements Low Code et No Code.

Coût total de possession (TCO) : outre le coût initial, il faut considérer les coûts associés à la mise en œuvre, la formation, la maintenance et les éventuelles mises à niveau.

Il reste un critère qui ne résulte pas de la présence de certaines options, ou de leurs coûts, mais plutôt de la philosophie de la plateforme : clé en main ou développement sur mesure ? Les deux ont leurs avantages et leurs défauts, tout dépend du besoin.

Ainsi, une plateforme clé en main offre l’avantage d’être rapidement déployée, son coût initial tend à être inférieur, car le développement d’une solution sur mesure n’est pas requis. De plus, le fournisseur assure généralement les mises à jour et la maintenance, ce qui simplifie les tâches pour l’entreprise.

D’un autre côté, opter pour une application sur mesure offre une adaptabilité sans pareille. Elle est spécialement conçue pour répondre aux besoins précis de l’entreprise, permettant une intégration optimale avec le SI. Elle est également évolutive, s’ajustant au fur et à mesure que les besoins changent ou grandissent. Enfin, en utilisation des applications métier uniques et personnalisées à ses besoins, l’entreprise peut bénéficier d’un avantage concurrentiel, car elle dispose de possibilités qui ne sont pas disponibles pour les autres !

Comment mettre en place une plateforme de développement ?

La première étape est de choisir un prestataire capable de comprendre en profondeur l’environnement métier de l’entreprise. Son expertise ne doit pas se limiter à la technologie, mais également englober une connaissance des enjeux propres à chaque secteur. Cette approche « service » permet de développer une application adaptée en fonction des besoins exprimés.
Après avoir établi un cahier des charges précis, suit la phase de paramétrage de l’application sur mesure à l’aide de la plateforme de développement easyAP4. En parallèle il faut mener les tâches d’intégration au SI.
Avant de déployer la première version de la solution, une phase de formation ou d’accompagnement au changement peuvent être mise en oeuvre pour s’assurer que chaque utilisateur, qu’il soit expert ou non, soit à l’aise avec l’outil. Car pour que celui-ci soit efficace, il doit être utilisé correctement. Le succès du projet est à la clé. On limite au maximum le besoin de formation, en réalisant des applications intuitives qui parlent le langage métier.
Après le déploiement de la solution, et au fur et à mesure que l’entreprise évolue, le prestataire doit s’assurer que l’application sur mesure évolue par rapport aux besoins grâce à des mises à jour régulières et un support dédié. Cela permettra de bénéficier d’une solution à jour et sécurisée.

Sécurité et Conformité

Qui dit collaboration dit partage, et qui dit partage dit problèmes potentiels de sécurité et de conformité des données. Une plateforme de développement doit donc garantir à ses utilisateurs la confiance et la protection des informations sensibles qui transitent dans l’entreprise. Des données mal protégées peuvent être sujettes à des accès non autorisés, compromettant ainsi l’intégrité des opérations, la confidentialité des informations et la confiance des utilisateurs. Et dans un paysage réglementaire contraignant où la protection des données est encadrée avec rigueur (notamment avec le RGPD), il est essentiel que ces applications collaboratives garantissent une conformité totale. Cela préserve non seulement l’entreprise d’éventuelles sanctions, mais assure également aux utilisateurs et partenaires (clients, prestataires, fournisseurs…) une gestion des données respectueuse des normes en vigueur, renforçant la confiance et l’intégrité de tout le processus collaboratif.

L’aspect historique et la traçabilité sont donc des fonctionnalités de premier ordre. Ils permettent d’avoir une vision claire et chronologique des modifications, des accès et des interactions au sein de la plateforme. Cette capacité, à retracer l’historique permet non seulement de comprendre l’évolution d’un projet ou d’une tâche, mais aussi de détecter d’éventuels comportements ou accès inhabituels, offrant ainsi une couche supplémentaire de surveillance et de protection. En parallèle, cette sécurité accrue amène une réduction significative des erreurs. En effet, avec de meilleurs mécanismes de contrôle et de validation intégrés, les risques d’incohérences ou de saisies incorrectes sont minimisés. Ce qui assure non seulement la fiabilité des informations échangées, mais renforce également la confiance des collaborateurs amenés à utiliser la plateforme. Dans le cas de la plateforme easyAP4 c’est la donnée qui porte les éléments de confidentialité qui lui sont rattachés. Par défaut, il n’y a donc aucun droit d’accès tant que le droit d’accès à l’information n’est pas ouvert à un rôle ou à un utilisateur.

Tendances futures

Une plateforme de développement digne de ce nom doit évoluer technologiquement pour être en mesure d’accompagner ses clients sur la durée. L’approche No Code/Low Code fait une percée fulgurante chez de nombreux éditeurs et Anakeen l’intègre déjà avec EasyAP4 et la présence de l’IA semble être la prochaine étape. On voit ainsi l’intégration de l’IA dans la plateforme israélienne monday.com par exemple. L’IA est de plus en plus utilisée pour automatiser des tâches routinières, offrir des analyses prédictives et ainsi améliorer la prise de décision. Elle aide à prioriser les tâches, à identifier les schémas de collaboration ou encore à fournir des recommandations basées sur des données historiques. Son application aux plateformes collaboratives pourrait façonner l’avenir de la collaboration en entreprise.

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